We houden bij iPractice van openheid en transparantie en zijn ook open en transparant over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan. Jouw privacy staat bij ons altijd op nummer één. Jouw gegevens zijn veilig bij ons en we zullen deze netjes gebruiken

Wanneer je onze website bezoekt, ons belt of chat met een vraag, een gesprek hebt met een van onze psychologen of bij ons solliciteert, deel je persoonlijke gegevens met ons. Op die manier kunnen wij jou zo goed mogelijk van dienst zijn. Hierbij vinden we het belangrijk dat jij weet wat er met jouw gegevens gebeurt. Daar springen we namelijk uiterst zorgvuldig mee om.

Hoe we jouw persoonsgegeven precies gebruiken en beschermen, leggen we je in dit privacybeleid graag uit. Als je na het lezen hiervan nog vragen hebt, laat het ons dan gerust weten. De deur staat altijd open, voor welke vraag dan ook (contact privacy@ipractice.nl)

Op deze pagina vind je altijd de laatste versie van ons privacybeleid. Het kan namelijk dat dit beleid van tijd tot tijd wijzigt, als nieuwe ontwikkelingen en activiteiten binnen iPractice daar aanleiding tot geven of als de privacywetgeving verandert. Twijfel je over de meest actuele versie van het privacybeleid? Check dan altijd deze pagina, dan weet je zeker dat je goed zit.

De laatste wijzigingen zijn gemaakt op 9 augustus 2021.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

iPractice Zorg B.V. (“iPractice”), gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71629610, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Waarop is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op alle producten en diensten die iPractice aanbiedt en heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van iedereen die met ons contact heeft, op welke manier dan ook.

Denk aan (potentiële) cliënten, bezoekers aan de praktijk, bezoekers van de website, deelnemers aan bijeenkomsten van de praktijk, sollicitanten en alle overige personen die met ons contact opnemen of van wie wij persoonsgegevens verwerken, met uitzondering van iPractice medewerkers.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als persoon. De meest basic persoonsgegevens zijn jouw naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Daarnaast gaat het om alle andere gegevens die je met ons deelt, die te herleiden zijn naar jou, en relevant zijn voor het contact met iPractice. Denk aan jouw hulpvraag, informatie over jouw persoonlijke situatie of de uitkomsten van jouw gezondheidscheck. Maar ook bijvoorbeeld je IP-adres en surfgedrag kunnen vallen onder persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken bij iPractice verschillende persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.

We kunnen de volgende gegevens verwerken:

  • Jouw voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Adres en woonplaats
  • Informatie over jouw persoonlijke/medische situatie, waaronder jouw hulpvraag
  • De uitkomsten van jouw gezondheidscheck
  • BSN (alleen wanneer het gebruik van de diensten van iPractice vergoed wordt vanuit de aanvullende verzekering bij jouw zorgverzekering i.p.v. door jouw werkgever)
  • Eventuele andere persoonsgegevens die je met ons deelt

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken de bovenstaande gegevens om de behandelovereenkomst tussen jou en iPractice uit te voeren en de eventuele declaraties van de door ons verrichte werkzaamheden te verzorgen.

De behandelovereenkomst komt tot stand wanneer je aan een van onze psychologen een hulpvraag stelt. Deze overeenkomst hoeft niet op schrift te worden gesteld. De behandelovereenkomst komt dus impliciet tot stand wanneer je een (geneeskundige) hulpvraag stelt of afspraak maakt per chat, telefoon of video-bellen.

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub b van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en iPractice.

Voor zover bovenstaande gegevens medische gegevens zijn, dan worden deze alleen verwerkt op basis van de met jou gesloten behandelovereenkomst, in overeenstemming met artikel 9 lid 2 sub h van de AVG.

We verwerken jouw bovenstaande contactgegevens ook om contact met jou te houden, jou van informatie te voorzien of jou uit te nodigen voor bijeenkomsten, wanneer je hebt aangegeven deze informatie te willen ontvangen. De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub f van de AVG: we hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van deze persoonsgegevens. Zonder deze gegevens kunnen we namelijk geen contact met jou opnemen.

Verder verwerken we de gegevens over de behandeling en de uitkomsten daarvan. We zullen deze gegevens zoveel mogelijk pseudonimiseren, of indien mogelijk, anonimiseren. Dit doen we onder andere om onderzoek te kunnen doen naar de effectiviteit van onze behandelaanpak. Alles draait bij iPractice om het bieden van de juiste zorg, zodat jij hiermee het beste geholpen bent. De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub f van de AVG: we hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van deze persoonsgegevens. We kunnen onze diensten hiermee namelijk verbeteren.

Ook houden we gebruikersstatistieken bij van onze website, zoals het aantal bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en hoe er wordt geklikt. Het gaat hierbij altijd om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot jou als individuele bezoeker. Voor zover hierbij sprake zou zijn van de verwerking van persoonsgegevens, dan hebben we daar een gerechtvaardigd belang bij (artikel 6 lid 1 sub f van de AVG). We kunnen daarmee namelijk onze website optimaliseren.

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Bij iPractice verwerken wij persoonsgegevens die via verschillende wegen bij ons binnenkomen. Dit kan zijn wanneer:

  • Je zelf persoonlijk – tijdens een gesprek, bijeenkomst of telefonisch – jouw persoonlijke details met ons deelt, denk aan jouw contactgegevens, informatie over jouw medische toestand of andere persoonsgegevens.
  • Je digitaal – tijdens een online consult of via e-mail, chat of webformulieren op de website – gegevens met ons deelt, denk aan jouw contactgegevens, informatie over jouw medische toestand of andere persoonsgegevens.
  • Wij met jouw toestemming informatie opvragen bij of delen met andere hulpverleners of verwijzers.
  • Wij informatie verkrijgen tijdens jouw bezoek aan de website van iPractice. Denk hierbij aan jouw surfgedrag, waaronder gegevens over je eerste, vorige en huidige bezoek, welke pagina’s je bekijkt, hoe je door de site heen navigeert en op welke onderdelen je klikt.

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

iPractice neemt veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen, zowel technisch als organisatorisch. Hier zijn we continu alert op, zodat jouw gegevens op een zorgvuldige manier worden verwerkt. Dit doen we door:

  • Passende maatregelen te treffen zodat jouw persoonsgegevens, gelet op de mogelijke risico’s, veilig zijn.
  • Ervoor te zorgen dat alle iPractice-medewerkers die jouw persoonsgegevens in kunnen zien, zich houden aan de geheimhouding daarvan. Want, goed om te weten: al onze behandelaren vallen onder een strikt beroepsgeheim. Daarnaast zijn zij en de andere iPractice-medewerkers ook contractueel tot geheimhouding verplicht.
  • Gebruikersnamen en wachtwoorden in te stellen op al onze systemen. Deze systemen testen we, samen met vakkundige experts, regelmatig op hun werking en robuustheid.
  • Waar mogelijk jouw persoonsgegevens te anonimiseren of pseudonimiseren, om zo jouw privacy te kunnen waarborgen in het geval van mogelijke calamiteiten.

Wat zijn onze rechten en plichten bij het verwerken van jouw persoonsgegevens?

De wet zit strikt in elkaar, hier houden wij ons dan ook strikt aan. iPractice verwerkt jouw persoonsgegevens altijd op basis van één van de volgende rechtsgronden:

  • We hebben jouw toestemming gekregen. Jij hebt altijd het recht om deze toestemming in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van jouw gegevens, op basis van de toestemming die je hebt gegeven voordat je deze hebt ingetrokken.
  • We zijn een behandelovereenkomst overeengekomen. Voor de uitvoering hiervan is de verwerking van jouw persoonsgegevens noodzakelijk, als ook voor het eventueel declareren van gemaakte kosten – bijvoorbeeld bij de zorgverzekering.
  • We hebben een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de verplichting om een medisch dossier bij te houden of jouw BSN te registreren, wanneer het gebruik van de diensten van iPractice vergoed wordt door jouw zorgverzekeraar.
  • We hebben te maken met een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van jouw contactgegevens zodat je kunt worden uitgenodigd voor een bijeenkomst of webinar.​

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?

iPractice kan persoonsgegevens delen met de volgende partijen:

  • Met jou als cliënt of jouw wettelijk vertegenwoordiger, in het geval dat we een behandelovereenkomst hebben afgesloten.
  • Medewerkers van iPractice die rechtstreeks betrokken zijn bij de behandeling van jou als cliënt. Maar alleen voor zover de gegevens noodzakelijk zijn bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.
  • Medewerkers van iPractice die zich bezighouden met de administratie en het doen van onderzoek naar de verbetering van onze behandelaanpak. Onze onderzoekers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens die anoniem of onder pseudoniem zijn.
  • Moeder-, zuster- en/of dochterondernemingen van iPractice. Dit zijn iPractice Holding B.V., OpenUp B.V., iPractice Software B.V. en OpenUp GmbH.
  • Zorgverzekeraars, voor zover dit noodzakelijk is. Dit gaat alleen om eventuele verplichtingen uit huidige of toekomstige verzekeringsovereenkomsten. Zorgverzekeraars krijgen nooit toegang tot de inhoud van jouw behandeling.​

Daarnaast kunnen we voor het verwerken van jouw persoonsgegevens andere dienstverleners (“verwerkers”) inschakelen. Zij zullen in deze gevallen uitsluitend werken volgens de instructies en richtlijnen van iPractice. We hebben met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een overzicht van onze verwerkers vind je hieronder:

  • Telasoft (verwerken data van medische dossiers)
  • Microsoft Azure (hosting data van medische dossiers)
  • LiveChat (indien er zonder afspraak gechat wordt)
  • Google (voor analyse van website bezoek en voor e-mail contact)
  • Voys (voor direct telefonisch contact via de website)
  • Zorgdomein (ontvangen en verwerken van verwijzingen van de huisarts)
  • Zorgmail (beveiligd e-mailen met zorgverleners)

Jouw persoonsgegevens worden alleen met andere partijen gedeeld, als daar een grondslag voor is. We delen jouw persoonsgegevens nooit met jouw werkgever. We delen je gegevens ook nooit met derden voor commerciële doeleinden zonder dat we daarvoor eerst jouw toestemming hebben gevraagd. In dat geval worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gedeeld.

We raden je aan om ook het privacybeleid van bovengenoemde partijen te lezen.

Waar slaan wij jouw gegevens op?

We bewaren jouw gegevens op servers die zich bevinden binnen de Europese Unie. In principe geven we nooit persoonsgegevens door aan landen buiten de EU. Mocht dit toch noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld omdat een externe dienstverlener elders is gevestigd, dan zullen we alle passende maatregelen nemen om de bescherming van jouw gegevens zo goed mogelijk te waarborgen, volgens de bepalingen die de Europese Commissie hierover heeft opgesteld en in lijn met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

We leren je graag kennen, maar bewaren jouw persoonsgegevens nooit langer dan nodig is. Hierbij houden we rekening met de volgende bewaartermijnen:

  • Medische gegevens
    Deze bewaren we vijftien jaar na het einde van onze behandelovereenkomst. Dit is zo vastgelegd in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).
  • Medische gegevens die worden gedeeld tijdens een online consult, die we koppelen aan jouw medische dossier
    Ook deze bewaren we vijftien jaar na het einde van onze behandelovereenkomst. Dit is zo vastgelegd in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).
  • Persoons- & chatgegevens die worden gedeeld tijdens online consult
    Hier gaat het om de cache, dit wordt alleen bewaard voor duur van de behandeling.
  • Financiële en administratieve gegevens
    Deze bewaren we zeven jaar na vastlegging van de gegevens.
  • Gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens
    Deze worden zeven jaar na uitdiensttreding of na het einde van de overeenkomst van de opdracht bewaard. Een kopie van jouw paspoort wordt vijf jaar bewaard en overige gegevens uit jouw personeelsdossier worden twee jaar bewaard.
  • Gegevens van sollicitanten
    Deze worden tot vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij we jouw toestemming hebben gevraagd deze langer te bewaren. Dan is dit voor de maximale duur van één jaar
  • Bezoekers van de website
    Deze worden twee jaar na het laatste bezoek aan de website bewaard. Tenzij hier eerder bezwaar tegen wordt gemaakt. In dat geval gaan we over tot vernietiging van deze gegevens. ​

Hoe zit het met cookies en andere technieken op de website?

Wij zijn boven alles een zorgverlener. Onze website gebruiken wij met name om informatie te delen en jou als (toekomstige) cliënt te kunnen bereiken.

Op onze website maken we gebruik van cookies. Ten eerste zijn er functionele cookies, die ons helpen het gebruiksgemak van onze website te verhogen en de technische werking te waarborgen. Daarnaast maken we gebruik van analytische cookies, zodat we het gebruik van onze website kunnen analyseren. Dit doen we met behulp van Google Analytics. De gegevens die hieruit voortvloeien zijn nooit tot jou als persoon te herleiden: de laatste acht cijfers van je IP-adres zijn gemaskeerd en ‘gegevens delen’ staat uit.

Wat als je jouw persoonsgegevens wilt inzien, wijzigen of verwijderen?

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, dan kan je altijd contact met ons opnemen via privacy@ipractice.nl.

Je kan onder meer:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
  • inzage krijgen in de exacte persoonsgegevens die we hebben;
  • jouw recht uitoefenen om gegevens van ons te ontvangen, zodat je deze over kan dragen (dataportabiliteit);
  • fouten laten corrigeren;
  • verouderde persoonsgegevens laten verwijderen:
  • door jou gegeven toestemming intrekken: en/of
  • bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van persoonsgegevens.

Meer in het bijzonder kan jouw behandelaar je altijd de gegevens laten zien die in je dossier staan, als je hierom vraagt. Je behandelaar kan ook een kopie van je dossier met je delen. Als je jouw dossier wilt inzien of een kopie van ons wilt ontvangen, stuur ons dan jouw verzoek via e-mail naar privacy@ipractice.nl. Als je van mening bent dat de persoonsgegevens in jouw dossier feitelijk onjuist zijn, kun je jouw behandelaar vragen om deze gegevens te corrigeren.

Als je jouw persoonsgegevens wilt laten verwijderen voor het verstrijken van de door ons aangegeven bewaartermijn, kan je hiervoor ook per mail een verzoek sturen (privacy@ipractice.nl). In de meeste gevallen gaan wij zo snel mogelijk op jouw verzoek in en verwijderen we jouw persoonsgegevens. Er zijn uitzonderingssituaties waarbij wij niet in kunnen gaan op jouw verzoek om je dossier te verwijderen. Een voorbeeld hiervan is wanneer zogenaamde ‘goed hulpverlenerschap’ zich daartegen verzet. Denk aan informatie die zó cruciaal is voor de behandeling, dat we jou na de vernietiging hiervan geen goede zorg meer kunnen leveren.

Het recht om een klacht in te dienen

Als je een klacht hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, stuur ons dan een mail naar privacy@ipractice.nl, of bespreek het direct met jouw behandelaar. We staan je graag te woord en zullen uiteraard proberen mogelijke klachten naar tevredenheid op te lossen. Het is hiernaast ook mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Nog vragen?

Stel ze vooral en blijf er niet mee rondlopen. Je kunt je vraag aan ons stellen per mail via privacy@ipractice.nl, of direct aan jouw behandelaar. We staan je graag te woord, wat je vraag ook is!